Virtual Office, Solusi Mudah dan Murah untuk Perusahaan Anda

Virtual office adalah solusi domisili usaha yang murah untuk Anda yang ingin hemat biaya operasional perusahaan. Cimak cara kerja virtual office selengkapnya!

Tren virtual office kian naik daun belakangan ini. Terlebih lagi, dengan maraknya sistem Work From Home atau Work From Anywhere membuat ide memiliki kantor virtual semakin masuk akal.

Namun, tahukah Anda bahwa ada banyak keuntungan yang bisa suatu perusahaan dapatkan dari “kantor virtual” ini? Simak penjelasan lengkap seputar kantor virtual berikut ini!

Mengenal Virtual Office

Jika umumnya definisi “kantor” adalah suatu lokasi nyata di mana kegiatan suatu perusahaan berjalan, kantor virtual memiliki konsep yang berbeda.

Berdasarkan Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-04/PJ/2020 Tahun 2020[1], kantor virtual adalah suatu kantor yang memiliki ruangan fisik dan dilengkapi dengan layanan pendukung kantor yang disediakan oleh pengelola kantor virtual.

Nantinya, kantor ini dapat digunakan sebagai tempat kedudukan, tempat kegiatan usaha, atau korespondensi secara bersama-sama oleh 2 (dua) atau lebih pengusaha.

Jadi, kantor ini memberikan layanan untuk para perusahaan yang tak ingin menyewa atau membeli kantor fisik sungguhan untuk kegiatan operasionalnya.

Jika suatu perusahaan memiliki virtual office artinya kegiatan di perusahaan tersebut terlaksana secara remote. Dengan begitu, para karyawan perusahaan bisa bekerja dari mana saja dan tetap berada pada “kantor” tersebut.

Sederhananya, tujuan virtual office yang utama adalah untuk membangun sebuah perusahaan profesional dengan biaya operasional yang minim serta kegiatan usaha yang fleksibel.

Cara Kerja Virtual Office

Umumnya, perusahaan yang memiliki konsep kantor virtual akan menyewa kantor non-fisik di alamat yang disediakan oleh penyedia layanan virtual office supaya memiliki kesan yang lebih profesional dan legit.

Meski tak punya kantor fisik betulan dan berbasis pada internet, suatu perusahaan yang memakai jasa kantor virtual tetap punya aspek-aspek umum yang biasa kantor fisik miliki. Misalnya, adanya alamat bisnis resmi, layanan telepon, meeting rooms, dan lain sebagainya.

Hal ini dilakukan untuk memberi kemudahan bagi para klien ketika ingin mengakses informasi terkait perusahaan, menggunakan layanan perusahaan, hingga berkomunikasi dengan perusahaan tersebut.

Kelebihan dan Kekurangan Virtual Office

Sebagai suatu solusi untuk para pelaku small business yang masih belum mampu untuk menyewa kantor fisik, kantor virtual menawarkan segudang kelebihan. Meski begitu, kelebihan tersebut datang bersama dengan beberapa kekurangan pula.

Simak sederet kelebihan sekaligus kekurangan dari kantor virtual berikut ini!

1. Kelebihan Virtual Office

Berikut ini adalah kelebihan dari kantor virtual:

  • Solusi domisili usaha yang murah dan mudah.
  • Biaya operasional kantor yang minim.
  • Dengan branding kantor yang tepat, bisnis berskala kecil sekalipun dapat terlihat lebih profesional dan kredibel.
  • Hemat ongkos pulang pergi karyawan.
  • Bisa melancarkan kegiatan kantor dari mana saja (work from anywhere).
  • Memberikan fleksibilitas lebih bagi para karyawan.
  • Meminimalisir risiko terjebak macet, hujan, atau alasan-alasan klasik lain untuk telat datang ke kantor.
  • Meningkatkan tingkat kepuasan dan produktivitas.
  • Kesempatan merekrut karyawan dengan jangkauan lebih luas—bahkan bisa dari seluruh dunia!
  • Ekspansi bisnis lebih mudah.

2. Kekurangan Virtual Office

Sedangkan, berikut ini adalah kekurangan dari kantor virtual:

  • Minimnya interaksi sosial tatap muka antar karyawan.
  • Rawan terjadi miskomunikasi antar divisi.
  • Koordinasi yang lebih ekstra.
  • Pengaturan jadwal harus sangat tepat.
  • Lebih sulit untuk mengadakan meeting “dadakan”.
  • Untuk karyawan yang berada di zona waktu berbeda, jam kerja akan jadi kurang nyaman.

Ingat bahwa sederet kekurangan dan kelebihan di atas tentu akan berbeda-beda tergantung dari karakteristik masing-masing kantor serta karyawannya.

Nah, itu dia sekilas informasi mengenai kantor virtual meliputi definisi, cara kerja, hingga kekurangan dan kelebihannya. Jika Anda baru ingin merintis suatu usaha dan belum mampu untuk menyewa atau membeli kantor fisik, virtual office adalah solusi yang tepat.